Organiser une conférence en master GECI, ce n’est pas si compliqué surtout si vous avez les bonnes pratiques
Avoir une bonne connaissance globale du projet
En choisissant le master GECI, vous optez pour deux années de consolidation académique et professionnelle. Années pendant lesquelles vous devrez notamment organiser deux conférences autour d’une thématique en lien avec les métiers du web. Une première conférence en M1 à destination d’un public étudiant et une seconde en M2 à destination cette fois-ci d’un public professionnel.
Ces conférences feront l’objet d’évaluations, votre implication personnelle et collective est donc primordiale. Pour vous aider dans cette réalisation, vous serez accompagné.e d’un.e enseignant.te lors de cours dédiés. Mais attention ! C’est bien VOUS ainsi que la totalité de la promotion qui sont responsable des tenants et des aboutissants de ces événements.
Pour cela, vous devrez prendre parti au sein d’un groupe dédié, selon une répartition des tâches en pôles, que nous allons vous présenter.
Avoir une bonne connaissance interne du projet
Quatre pour tous, tous pour quatre ! A coup sûr, vous aurez reconnu cette adaptation de la célèbre réplique « Un pour tous, tous pour un » d’Alexandre Dumas dans Les Trois Mousquetaires mettant en avant la solidarité et le fait de combattre ensemble. Effectivement, celle-ci nous montre que si le groupe est touché, chaque entité est concernée.
Dans notre adaptation, c’est tout comme : nous voulons vous montrez qu’en tant qu’individu présent au sein d’un des quatre pôles, il est important de garder à l’esprit que si un pôle ou un individu est touché, c’est l’ensemble de la promotion qui est touchée et qui doit alors réagir.
Mais maintenant que vous avez conscience de cette règle importante, laissez-nous vous présenter les missions respectives des 4 pôles de l’organisation d’une conférence en master GECI :
Le pôle Logistique
Le pôle Logistique doit dans un premier temps fixer la date de la conférence et choisir un lieu adapté à l’événement, en tenant compte notamment de la capacité d’accueil, de l’accessibilité et des équipements disponibles afin de permettre une organisation optimale. L’équipe s’occupera ensuite de la gestion des inscriptions, l’accueil des participants.tes, la gestion des équipements techniques (micros, projecteurs, etc.), la coordination des différentes équipes le jour de l’événement ainsi que de la gestion d’un budget pour couvrir d’éventuels frais (traiteur, transports, etc.). Une logistique bien rodée assure le bon déroulement de la conférence et le confort des participants.tes.
Le pôle Communication
Le pôle Communication comprend la création de supports de communication (affiches, réseaux sociaux, etc.) et la diffusion des informations auprès des publics cibles. Pour une communication efficace, il est donc important de définir un plan de communication détaillé incluant les canaux de communication à utiliser, les messages clé à diffuser ainsi que le calendrier de diffusion. Le pôle peut également préparer des communiqués de presse et contacter éventuellement des médias afin d’optimiser la visibilité et le succès de la conférence. Une bonne communication permet d’attirer un maximum de participants.
Le pôle Intervenants.tes
Le pôle Intervenants.tes est chargé de la recherche, de la sélection et de la gestion des intervenants.tes. Cela inclut la prise de contact, l’envoi des invitations, la coordination des interventions et le suivi des besoins spécifiques aux intervenants.tes (transports, hébergements, etc.). Il est important de contacter les intervenants.tes bien à l’avance pour s’assurer de leurs disponibilités et de leur fournir toutes les infirmations nécessaires sur la conférence. Les intervenants.tes doivent être à l’aise avec le thème de la conférence et disposer des connaissances nécessaires pour apporter une valeur ajoutée à l’événement. Essayez également de diversifier les profils des intervenants.tes (sexe, profession, etc.). Tout cela permettra d’offrir une perspective riche et variée aux participants.tes garantissant des interventions de qualités.
Le pôle Valorisation
Le pôle Valorisation doit mettre en avant les résultats et les retombées de la conférence, cela peut se faire par la création de contenus (articles, vidéos, etc.) qui résument les points forts de l’événements et le partage à un public plus large. La valorisation permet de faire durer l’impact de la conférence et de renforcer la réputation du master GECI. Pour valoriser efficacement la conférence, il est important de documenter l’événement en prenant des photos et en enregistrant des vidéos des interventions. Ces contenus pourront donc ensuite être diffusés sur les réseaux sociaux, le site web, dans des newsletters, etc. Pensez également à recueillir des témoignages des participants.tes et des intervenants.tes pour mettre en avant les retours positifs.
Maitriser l’organisation d’une conférence en master GECI
Pour conclure, organiser une conférence en master GECI est une expérience enrichissante qui permet de développer des compétences essentielles en gestion de projet, communication et travail d’équipe. En suivant les bonnes pratiques et en collaborant efficacement au sein des différents pôles, vous serez en mesure de créer des événements mémorables et impactant. Dont la réussite repose notamment sur la capacité à anticiper les besoins et à s’adapter aux imprévus. Et où chaque individu joue un rôle crucial, il est donc important de maintenir une communication ouverte et transparente tout au long du processus.
Alors si vous souhaitez élargir votre réseau et renforcer vos connaissances académiques et professionnelles, lancez-vous et…
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